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应当充分考虑不相容职务相互分离的制衡要求,很多企业的生存和发展面临着极大的挑战

建筑行业在我国现代化建设中发挥着重要作用,在推动我国经济发展中占有重要的地位。近年来,建筑企业对解决农村剩余劳动力做出了重要贡献,而建筑行业竞争的日益激烈使建筑企业存在的问题逐渐凸显出来,很多企业的生存和发展面临着极大的挑战,因此建筑企业要进一步加强和完善内部控制管理,以提高竞争力、实现可持续发展,在建筑领域里为自己争取一席之地。

职责分工控制

一、建筑企业内部控制的现状

要求根据企业目标和职能任务,按照科学、精简、高效的原则,合理设置职能部门和工作岗位,明确各部门、各岗位的职责权限,形成各司其职、各负其责、便于考核、相互制约的工作机制。

随着我国市场经济体系的不断完善,建筑企业的内部控制体系和管理结构逐渐成熟,企业的经营理念已经接近国际化标准。然而从多个角度的实质性分析来看,我国建筑企业在内部环境、风险评估以及经营活动的控制等方面都存在不足之处,不利于企业的内部控制管理,影响了企业的生存和发展。

企业在确定职责分工过程中,应当充分考虑不相容职务相互分离的制衡要求。不相容职务通常包括:授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等。

1.建筑企业内部控制体系不健全

授权控制

工程建设具有施工时间长、投资大等特点,企业内部控制管理存在的各个细节失误就有可能是一个巨大的隐患,如投资风险、资金管理风险、经营风险、财务风险、决策风险、市场风险等都有可能带来极大的损失[1]。如今建筑行业的竞争越来越激烈,建筑企业将面临的风险也不断增大,而很多企业内部的控制制度不完善,风险防范意识低,缺少有效的风险预防措施。

要求企业根据职责分工,明确各部门、各岗位办理经济业务与事项的权限范围、审批程序和相应责任等内容。

2.建筑企业内部的控制效率低

企业内部各级管理人员必须在授权范围内行使职权和承担责任,业务经办人员必须在授权范围内办理业务。

目前,很多建筑企业内部控制的各个环节普遍存在管理效率低的问题。其一,企业原材料的管理粗放。建筑企业在生产过程中所需要的材料比较繁多,原材料有钢材、水泥、砂石等,所需要的周转材料有钢管、脚手架、电缆线等,另外还有其他很多小型材料。很多企业在材料的应用管理方面存在多种问题,如材料的采购、验收、入库、应用等环节缺乏规范性管理,流程混乱,出现问题时难以找到责任人,给企业造成了严重的资产浪费[2]。其二,企业资金管理粗放。部分建筑企业没有建立完善的资金管理机制,缺乏资金计划安排,或在资金充足的情况下不能进行高质量投资和项目储备,造成资金浪费,或者盲目地购置大量设备和不动产,导致企业的资金运转出现危机。其三,对财务的管理控制不够重视。部分建筑企业对会计信息的重视度不够,不能有效利用会计信息,认为财务工作只是对会计数据的基础核算,没有意识到财务方面的风险控制、资金管理等问题,进而无法实现比较系统的内部控制管理,而且部分企业的财务数据表现出明显的滞后性,缺少真实性,不能客观地反映出企业的真实情况,不利于企业的经营和发展。其四,新技术、新工艺是推动建筑行业发展的重要动力,是提高建筑企业社会效益和经济效益的重要手段,而在实际工作中部分建筑企业为降低投入成本,对新型技术的引进不积极,在新技术管理和应用上效率低下。员工在建筑企业内部控制管理占有关键性的地位,员工的职业素质、工作能力会对企业的经营和发展产生重要的影响。但在实际工作中,很多建筑企业的员工存在专业技术差、法律水平低、职业素质低等问题,严重影响了企业内部管理工作的开展,更影响了企业的快速发展。

审核批准控制

3.建筑企业内部控制的监督力度不够

要求企业各部门、各岗位按照规定的授权和程序,对相关经济业务和事项的真实性、合规性、合理性以及有关资料的完整性进行复核与审查,通过签署意见并签字或者盖章,作出批准、不予批准或者其他处理的决定。

对建筑企业内部控制的监督是促进企业内部控制管理顺利实施、确保内部控制效果的重要手段,所以在企业内部控制体系中建立健全监督机制是非常重要的。而部分建筑企业对内部控制监督的检查力度不够,没有落实岗位责任,使一些关键职务的员工出现了徇私舞弊的情况,如非法分包或转包工程、公款挪用、贪污受贿等,尤其是近年来出现的一些“豆腐渣工程”在社会上引起了极大反响,不仅对企业的正常经营造成不利的影响,而且损害了人民群众的利益。工程挂靠是我国计划经济向市场经济转型过程中存在的一种建筑行业经营方式,由于缺乏对工程挂靠的监督管理,导致工程质量问题时有发生,严重扰乱了市场竞争秩序,非常不利于建筑行业的健康发展。

预算控制

二、完善建筑企业内部控制的措施

要求企业加强预算编制、执行、分析、考核等各环节的管理,明确预算项目,建立预算标准,规范预算的编制、审定、下达和执行程序,及时分析和控制预算差异,采取改进措施,确保预算的执行。

1.健全内部控制体系

财产保护控制

要加强建筑企业内部管理,首先要提高企业上层管理者的内部管理意识,并建立健全内部管理控制体系,使企业内部控制管理能够在促进企业的经济发展中发挥最大的作用。其次,在企业资金的应用管理方面,因为建筑企业是一个资金密集型企业,资金控制在企业内部控制中占据核心地位,因此建筑企业要根据自己的收支性质,规范授权、审批、复核、检查等业务程序,建立健全内部资金管理制度。再次,规范和加强建筑材料的应用管理,从原材料的采购到实体应用都要进行审批、登记,以完善建筑企业内部的物资管理制度。另外,建筑企业应进一步规范各部门基础核算控制职能,结合项目成本、预算编制程序建立完善的预算管理制度。

要求企业限制未经授权的人员对财产的直接接触和处置,采取财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对、财产保险等措施,确保财产的安全完整。

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